Introduction
Les étapes clés du bouclage comptable annuel
Présentation des comptes lors de l'Assemblée Générale
Justification des subventions reçues
Conclusion
Ce qu'il faut retenir :
Les associations sont soumises à des obligations comptables spécifiques qui varient selon leur taille et les montants des subventions et dons perçus. En effet, les associations recevant plus de 153 000 € de subventions ou de dons doivent tenir une comptabilité complète (selon le règlement ANC n°2018-06 du 5 décembre 2018 et le Plan Comptable Général des Associations) et déposer leurs comptes annuels au Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprise (JOAFE) dans les 3 mois suivant leur approbation. Les associations recevant moins de 153 000 € de dons/subventions peuvent se contenter d'une comptabilité simplifiée, en tenant uniquement un livre de recettes et de dépenses. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions, telles que des amendes allant jusqu'à 3 000 € en cas de récidive.
La première étape du bouclage comptable consiste à préparer et vérifier l'ensemble des documents comptables. Il est essentiel d'effectuer un rapprochement bancaire complet avant la clôture pour s'assurer de la cohérence entre le solde comptable et le relevé bancaire. Les associations doivent également procéder à un inventaire physique des stocks avant le 15 janvier (en débitant le compte classe 37 et créditant le compte 603000) et calculer les amortissements avant le 31 janvier.
Lors de cette phase, il est important d'enregistrer les opérations spécifiques de fin d'exercice, telles que les factures non parvenues (FNP), en débitant un compte de la classe 6 et créditant le compte 408, et les produits constatés d'avance (PCA). Par exemple, pour les adhésions à cheval sur deux exercices, il faut enregistrer les produits constatés d'avance en débitant le compte 756 (adhésions) et en créditant le compte 487.
À noter : Les documents à préparer pour l'expert-comptable avant le 15/01 sont : relevés bancaires de décembre, état des stocks signé, liste des factures en attente, justificatifs des immobilisations acquises.
Une fois les documents comptables préparés, les comptes doivent être validés par le Conseil d'Administration avant le 28 février. Ensuite, ils seront soumis à l'approbation de l'Assemblée Générale, qui doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, soit généralement avant le 30 juin. Les associations soumises à l'obligation de dépôt des comptes doivent le faire au JOAFE dans les 3 mois suivant leur approbation.
Exemple : L'Association Les Petits Curieux, qui reçoit 180 000 € de subventions par an, doit faire valider ses comptes par son CA avant le 28/02/2023 pour l'exercice clos au 31/12/2022. L'AG d'approbation des comptes devra se tenir avant le 30/06/2023 et les comptes devront être déposés au JOAFE avant le 30/09/2023.
La présentation des comptes lors de l'Assemblée Générale est un moment clé pour informer les adhérents de la situation financière de l'association. Le rapport financier doit inclure un compte de résultat détaillé, un bilan actif/passif, des annexes explicatives, et un budget prévisionnel N+1. Il faut aussi présenter une analyse détaillée des ressources (minimum 2 pages) et un détail des charges par projet (minimum 3 pages). Il est également recommandé de présenter un comparatif des principaux postes entre l'exercice en cours et l'exercice précédent, accompagné d'une annexe explicative pour les écarts supérieurs à 10%.
Pour une présentation efficace, il est conseillé d'utiliser un support visuel d'un maximum de 15 diapositives, avec un maximum de 3 graphiques clés par diapositive et une police d'au moins 18 points. La durée de la présentation ne devrait pas excéder 20 minutes, afin de maintenir l'attention de l'auditoire et de laisser un temps suffisant pour les questions et échanges.
Conseil : Préparez un support de présentation clair et concis, en utilisant des graphiques pour illustrer les chiffres clés. Structurez votre présentation en 3 parties : 1) Faits marquants de l'exercice, 2) Analyse des comptes, 3) Perspectives pour l'année à venir.
Les associations percevant des subventions publiques doivent être en mesure de justifier leur utilisation. Pour chaque subvention supérieure à 23 000 €, un dossier type doit être constitué, comprenant :
Les pièces justificatives, telles que les factures originales, les relevés bancaires, les documents attestant de la réalisation des actions subventionnées, les comptes rendus d'activité, les photos datées des événements, les feuilles de présence signées et les articles de presse, doivent être conservées et classées de manière chronologique.
Les délais de transmission des dossiers de justification varient selon le type de financeur. Pour les collectivités locales, le délai est généralement de 3 mois suivant la fin de l'action subventionnée. Pour l'État, le délai est de 6 mois suivant la fin de l'exercice. Quant aux subventions européennes, les délais sont fixés dans la convention de financement et sont généralement de 2 mois.
En cas de non-présentation des justificatifs dans les délais impartis, d'un écart supérieur à 15% entre le budget prévisionnel et les dépenses réalisées, ou d'une modification substantielle du projet sans accord préalable du financeur, l'association peut être contrainte de rembourser tout ou partie de la subvention perçue.
À noter : Les associations reconnues d'utilité publique doivent établir en plus : un compte de résultat, un bilan, une annexe, et un compte d'emploi annuel des ressources.
En conclusion, le bouclage des comptes annuels est un processus complexe mais essentiel pour les associations. Il permet de répondre aux obligations légales, d'assurer la transparence financière auprès des adhérents et des financeurs, et de pérenniser les activités de l'association. Pour naviguer sereinement dans ces étapes clés, les associations franciliennes peuvent compter sur l'expertise et l'accompagnement personnalisé du cabinet Audit&co.
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